只是同步近況的討論，什麼時候可以先寫更新而不用再約會？
若目的只是讓人知道進度，可先提供狀態、變更、阻礙與需要的決定；若需要共同判斷或處理分歧，仍可能值得面談。先問接收者這種方式是否足夠，再調整會議。
寫一份不需要追問背景的更新
- 先寫事情的目前狀態。
- 標出和上次相比的改變。
- 列出需要誰在何時回答什麼。例如共同辦讀書會，可以寫「場地未定，兩個可用選項，請週四前選擇」，而不只說「持續處理中」。必要連結集中放在文末。
用回覆結果決定是否見面
收到一致而明確的回答，可以直接記下決定；若大家理解不同或權責不明，再約短討論，帶著尚未解開的問題。沒有回覆不代表同意，也不要把長篇更新寄給根本不需參與的人。
可直接使用的練習表
目前狀態：＿＿；本次變更：＿＿；阻礙：＿＿；需要的決定：＿＿；回覆期限：＿＿；仍需面談的問題：＿＿。
更新寫完比開會還久怎麼辦？
先限縮到接收者能採取行動的資訊；若背景必須反覆說明，簡短面談加決定紀錄可能更合適。
依據與適用限制
這是資訊協調示例，不適用於必須即時處理或有正式會議要求的情境。
Graham（2009）討論製作與協調的時間差異；下列安排是編輯設計。 Paul Graham (2009) — Maker’s Schedule, Manager’s Schedule
